Lieferantenmanagementsystem-Framework

2024-10-22 16:20:30  120  0  Bericht

 0

 0

Das Lieferantenmanagementsystem-Framework stellt ein umfassendes Konzept zur effizienten Verwaltung von Lieferantenbeziehungen dar. Es beinhaltet das Sammeln und Aktualisieren von Lieferanteninformationen, die zentrale Archivierung und Verwaltung dieser Daten sowie die regelmäßige Pflege der Informationen. Die Kategorisierung und Risikobewertung von Lieferanten ermöglicht eine gezielte Risikomanagementstrategie. Verträge werden sorgfältig verwaltet und Leistungsbewertungen durchgeführt, um die Zusammenarbeit zu optimieren. Änderungen in den Anforderungen oder bei den angebotenen Produkten und Dienstleistungen werden koordiniert und verhandelt, um die Geschäftsbeziehungen anzupassen. Bei der Beendigung von Kooperationen wird ein strukturierter Übergangs- und Datenvernichtungsprozess implementiert.

Andere Kreationen des Autors

Gliederung/Inhalt

Lieferanten-Basisinformationen sammeln

Einfügen von Lieferanteninformationen, Aktualisieren von Änderungsinformationen

Lieferanteninformationen speichern

Eine vollständige elektronische Archivierung aufbauen und die Informationen zentral verwalten

Pflege und Aktualisierung grundlegender Lieferanteninformationen

Einfügen und Aktualisieren von Informationen zu neuen und bestehenden Lieferanten gemäß dem Plan

Lieferanten-Kategorisierung und Risikobewertung

Lieferanten werden in Kategorie "Schlüssellieferanten" und "Allgemeine/Temporäre Lieferanten" eingeteilt.

Ergreifen Sie geeignete Risikomanagementmaßnahmen basierend auf der Bedeutung und dem Risikoniveau des Lieferanten

Vertragsverwaltung

Abschließen Sie gültige Verträge und bewahren Sie sie sorgfältig auf.

Ergänzen Sie die Informationen zum Vertrag in der Lieferantenliste

Leistungsbewertung und Überwachung von Lieferanten

Anhand der Bedeutung des Lieferanten und der Dauer der Geschäftsbeziehung wird eine Leistungsbewertung und -überwachung durchgeführt.

Geben Sie Feedback und kommunizieren Sie mit Lieferanten auf der Grundlage der Ergebnisse der Leistungsbewertung

Für langfristige Lieferanten sollte ein Verbesserungsplan gemeinsam mit dem Lieferanten erstellt werden, wenn die Leistung nicht den Anforderungen entspricht.

Bei Ausnahmesituationen werden entsprechende Risikomanagementmaßnahmen ergriffen, wie z.B. die Verwendung von Reserve-Lieferanten als Notfallplan

Wenn Probleme mit dem Lieferanten nicht gelöst werden können oder der Einflussbereich und die Schwere des Problems hoch sind, sollte ein Risikomanagementmaßnahme gestartet werden, z.B. die Zusammenarbeit aussetzen oder beenden, den Vertragserfüllungsbürgen einbehalten, rechtliche Schritte einleiten usw., um das Risiko so weit wie möglich zu minimieren.

Wenn die Änderung aufgrund einer Veränderung unserer Anforderungen erfolgt ist

PMO koordiniert mit den Geschäftsbereichen die Bewertung der Auswirkungen von Anforderungsänderungen auf die Zusammenarbeit mit Lieferanten

Das Fachbereich kommuniziert mit Lieferanten über Änderungen und verhandelt über Anpassungen des Einkaufsplanes, Preise und Zahlungsbedingungen.

Rechtsabteilung ändert Verträge gemäß tatsächlichen Änderungen oder schließt Zusatzvereinbarungen ab

Alle wesentlichen Änderungen müssen den internen Genehmigungsprozess durchlaufen und vom Leiter des Fachbereichs genehmigt werden.

Wenn die Änderung dadurch verursacht wird, dass der Lieferant uns neue Produkte/Dienstleistungen anbietet

PMO koordiniert mit den Geschäftsbereichen die Bewertung, ob ein neues Produkt/Service die geschäftlichen Anforderungen erfüllt.

Sollte eine Bestellung erwogen werden, sollte der neue Lieferanten-Einführungs-Überprüfungsprozess gestartet werden.

Es ist notwendig, die Qualifikation, die Fähigkeiten und das Risiko der Lieferanten in den neuen Produkt-/Dienstleistungsbereichen neu zu bewerten.

Neue Produkte / Dienstleistungen müssen gesondert verhandelt werden, um den Anwendungsbereich, Preisbedingungen, Rechte und Pflichten sowie Risikoverteilung usw. genau zu definieren.

Neue Kooperationen müssen durch die entsprechenden Genehmigungen verabschiedet werden, ein Lieferantenmanagementsplan erstellt und in das bestehende Lieferantenmanagementsystem eingebunden werden.

Neue und alte Produkte / Dienstleistungen, die sich überschneiden oder ersetzen, benötigen einen Übergangsplan für den Geschäftsbetrieb und eine Datenmigrationslösung.

Beendigung der Zusammenarbeit

Bei Software-/Systemlieferanten sollte die Beendigung der Zusammenarbeit nach dem „System Offline Compliance and Security Inspection System“ des Unternehmens erfolgen.

Der verantwortliche Abteilungsleiter initiiert die Anfrage zum Herunterfahren des Systems, vollendet schrittweise den Übergang des Geschäftsbetriebs und die Löschung von Daten, erhält den Nachweis über die Löschung von Daten.

Für Nicht-Software/System-Anbieter sollte auch das Ende einer Zusammenarbeit gemäß den tatsächlichen Umständen eine Geschäftsübergabe und ggf. eine Datenvernichtung ermöglichen.

Die Übergangsarbeit für Geschäftsabläufe wird von der PMO in Zusammenarbeit mit den Geschäftsbereichen koordiniert und ausgeführt.

Übergangsplan: Der Verantwortliche des Fachbereichs initiiert nach Bedarf einen Übergangsantrag für den Fachbereich, und das PMO unterstützt den Fachbereich bei der Erstellung eines detaillierten Übergangsplans.

Durchführung und Überwachung: Das PMO unterstützt bei der Überwachung des Fortschritts bei wichtigen Übergabevorhaben, wie z.B. Dokumente und Personalwechsel.

Überprüfung und Bestätigung: Nach der Übergabe des Geschäftsbetriebs hilft das PMO den Geschäftsbereichen bei der Überprüfung aller Übergabeanliegenheiten.

Datenvernichtung: Die Datenvernichtung erfolgt gemäß den Bestimmungen des Unternehmens zur "Systemabschaltung, Compliance und Sicherheitsüberprüfung"