Marco del sistema de gestión de proveedores

2024-10-14 18:47:58  116  0  Reportar

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El mapa mental titulado 'Marco del sistema de gestión de proveedores' detalla un enfoque integral para la gestión eficaz de proveedores. Incluye la recopilación y actualización de información básica, la creación de archivos electrónicos centralizados y la clasificación de proveedores según su importancia y riesgo. También aborda la gestión de contratos, la evaluación del rendimiento de los proveedores y la implementación de medidas de gestión de riesgos. Además, se consideran los cambios en las necesidades comerciales y la introducción de nuevos productos o servicios, asegurando que todas las modificaciones sean aprobadas internamente. Finalmente, se describen procedimientos para la terminación de colaboraciones.

Otras creaciones del autor

Esquema/Contenido

Recopilación de información básica del proveedor

Recopilar información básica de proveedores, actualizar información de cambios

Archivo de información del proveedor

Crear un archivo electrónico completo, implementar la gestión centralizada de la información

Mantenimiento y actualización de la información básica del proveedor

Registrar y actualizar información de proveedores nuevos y existentes según el plan

Clasificación de proveedores y evaluación de riesgos

Los proveedores se clasifican en proveedores clave y proveedores generales/temporales

Según la importancia del proveedor y el nivel de riesgo, se adoptan medidas de gestión de riesgos correspondientes

Gestión de contratos

Contratar contratos legales y válidos y guardarlos adecuadamente

Completar la información del contrato en la hoja de datos del proveedor

Evaluación y monitoreo del rendimiento de los proveedores

Realizar evaluaciones y monitoreo del desempeño en función de la importancia del proveedor y la duración de la relación de trabajo

Según los resultados de la evaluación de desempeño, comunicarse y dar feedback al proveedor

Para los proveedores de larga duración, si el rendimiento no es satisfactorio, se debe elaborar un plan de mejora en conjunto con el proveedor

Frente a situaciones anómalas, se adoptan medidas de gestión de riesgos correspondientes, como el uso de proveedores de respaldo u otros planes de contingencia

Si el problema de excepción del proveedor no se puede resolver o el alcance y la gravedad son severos, se deben iniciar medidas de gestión de riesgos, como suspender o terminar la colaboración, deducir el depósito de cumplimiento, responsabilizar legalmente, etc., para minimizar al máximo el riesgo.

Cuando el cambio se debe a que nuestras necesidades han cambiado

PMO colabora con los departamentos de negocio para evaluar el impacto de los cambios en los requisitos en la colaboración con los proveedores

En otros lugares en negocios, cambios y provendor, negociando la ajuste de la planificación de compras, precios, condiciones de pagos, etc.

El departamento legal revisa y actualiza el contrato en función de los cambios sustanciales o firma acuerdos complementarios.

Todas las modificaciones importantes deben aprobarse a través de un proceso de aprobación interno, aprobado por el líder del departamento de negocios.

Cuando el cambio se debe a que el proveedor nos proporcione nuevos productos/servicios

PMO colabora con los departamentos de negocio para evaluar si los nuevos productos/servicios cumplen con las necesidades comerciales

Si tiene la intención de comprar, debe iniciar el proceso de auditoría de la introducción de nuevos proveedores

Se debe reevaluar la calificación, capacidades y riesgos de los proveedores en el campo de los nuevos productos/servicios

Los productos/servicios nuevos deben ser contratados por separado, definir el alcance de la compra, los términos de precio, los derechos y obligaciones y la asunción de riesgos, entre otros

La nueva colaboración debe aprobarse a través de los correspondientes trámites, elaborar un plan de gestión de proveedores e incorporarlo al sistema de gestión de proveedores existente

Los productos y servicios nuevos y existentes que tengan superposición o sustitución entre sí deben contar con un plan de transición de negocios y una estrategia de migración de datos

Tratamiento de finalización de colaboración

Para los proveedores de software / sistemas, la terminación de la colaboración debe seguir el sistema de la empresa de "Inspección de cumplimiento y seguridad de desconexión de sistemas"

El responsable del departamento de negocios solicita el apagado del sistema, completa gradualmente la transición de negocios y la destrucción de datos, y obtiene la prueba de destrucción de datos

Para proveedores no de software / sistema, la terminación de la colaboración también debe completarse en función de la situación real, completando la transición de negocios y la destrucción de datos (si corresponde)

El trabajo de transición de negocios se ejecuta en coordinación con el departamento de negocios y el PMO.

Plan de transición: el responsable del departamento de negocios puede solicitar la transición de negocios a su propio ritmo, con la ayuda del PMO para elaborar un plan de transición detallado

Ejecución y supervisión: el PMO ayuda a rastrear y supervisar el progreso de los puntos clave de transferencia, como la documentación y la transferencia de personal

Aceptación de entrega: después de completar la transición de negocios, el PMO ayuda a los departamentos de negocios a confirmar todos los asuntos de transferencia

Eliminación de datos: La eliminación de datos sigue el sistema de comprobación de cumplimiento y seguridad de la empresa para el apagado de sistemas.