Kerangka Sistem Manajemen Pemasok

2024-10-25 09:21:18  157  0  Laporkan

 0

 0

Kerangka Sistem Manajemen Pemasok ini menjelaskan langkah-langkah penting dalam pengelolaan pemasok yang efektif dan efisien. Dimulai dengan pengumpulan informasi dasar dan pemeliharaan data pemasok, sistem ini menekankan pentingnya arsip elektronik dan pengelolaan informasi terpusat. Evaluasi risiko pemasok dan pengelolaan kontrak menjadi bagian integral untuk memastikan kepatuhan dan kinerja yang optimal. Selain itu, sistem ini menguraikan prosedur untuk perubahan kebutuhan dan produk baru, serta strategi penghentian kerjasama yang terstruktur. Dengan pendekatan ini, organisasi dapat meminimalkan risiko dan meningkatkan kolaborasi dengan pemasok mereka.

Karya lain oleh penulis

Garis besar/Konten

Pengumpulan Informasi Dasar Penyuplai

Kumpulkan informasi dasar supplier, perbarui informasi perubahan

Arsip Informasi Supplier

Membangun arsip elektronik lengkap, menerapkan pengelolaan informasi terpusat

Pemeliharaan & pembaruan data informasi supplier

Menyimpan dan memperbarui informasi supplier baru dan yang ada sesuai dengan rencana

Penempatan dan Evaluasi Risiko Pemasok

Penyedia dibagi menjadi penyedia kunci dan penyedia umum/sementara

Berdasarkan pentingnya pemasok dan tingkat risiko, menerapkan langkah-langkah pengelolaan risiko yang sesuai

Pengelolaan Kontrak

Menandatangani kontrak yang sah dan mematuhi peraturan, dan menyimpan dengan baik

Menyisipkan informasi kontrak pada formulir pendukung pemasok

Penilaian dan pengawasan kinerja pemasok

Melakukan evaluasi dan pengawasan kinerja berdasarkan pentingnya pemasok dan durasi hubungan kerja sama

Berdasarkan hasil evaluasi prestasi, beri masukan dan komunikasi dengan supplier

Untuk pemasok yang bekerja sama secara panjang umur, jika kinerja tidak memuaskan, harus bersama dengan pemasok untuk menyusun rencana perbaikan

Untuk situasi anormal, ambil langkah pengelolaan risiko yang sesuai, seperti menggunakan pemasok cadangan dan lainnya

Jika masalah eksternal seperti kesalahan pemasok tidak dapat diselesaikan atau dampaknya serius, maka harus dilakukan langkah-langkah pengelolaan risiko seperti mematikan atau menyusulkan kerja sama, mengurangi jaminan pemenuhan janji, atau menanggung tanggung jawab hukum, untuk mengurangi risiko sebesar-besarnya.

Ketika perubahan terjadi karena permintaan kami berubah

PMO bersama departemen bisnis menilai dampak perubahan kebutuhan terhadap kerja sama dengan supplier

Bagian bisnis berkomunikasi dengan supplier tentang perubahan konten, menyepakati penyesuaian rencana pembelian, harga, kondisi pembayaran, dan lainnya

Bagian hukum mengubah kontrak berdasarkan perubahan substansial atau menandatangani perjanjian pengganti

Semua perubahan besar harus melalui proses persetujuan internal, disetujui oleh kepala departemen bisnis

Ketika perubahan disebabkan oleh pemasok memberikan produk/layanan baru kepada kami

PMO bersama departemen bisnis menilai produk/layanan baru apakah memenuhi kebutuhan bisnis

Jika ada minat untuk pembelian, pemulihan proses pengintroduksi pemasok baru harus dipicu

Perlu dilakukan ulang penghargaan kualifikasi, kemampuan, dan risiko pemasok di bidang produk/layanan baru

Produk/layanan baru harus ditandatangani kontrak terpisah, menjelaskan batas pengadaan, syarat harga, hak dan kewajiban serta pemusatan risiko

Kolaborasi baru harus disetujui melalui persetujuan terkait, rencana pengelolaan pemasok harus ditetapkan dan dimasukkan ke dalam sistem manajemen pemasok yang ada

Produk/layanan baru dan lama yang berkaitan dengan penyederhanaan atau penggantian, diperlukan untuk menyusun rencana transisi bisnis dan migrasi data

Penghentian Kerjasama

Untuk vendor perangkat lunak / sistem, penghentian kolaborasi harus mengikuti peraturan perusahaan tentang "Pemeriksaan Kepatuhan dan Keamanan Sistem Keluar"

Kepala departemen bisnis mengajukan permohonan penghentian sistem, melakukan transisi bisnis dan penghapusan data secara bertahap, dan mendapatkan bukti penghapusan data

Untuk vendor non-perangkat lunak / sistem, penghentian kolaborasi juga harus selesai dengan menyelesaikan transisi bisnis dan penghapusan data (jika ada)

Pelaksanaan transisi bisnis ditangani bersama oleh PMO dan departemen bisnis

Rencana Transisi: Kepala Departemen Bisnis dapat mengajukan permohonan transisi bisnis sesuai kebutuhan, dan PMO akan membantu Departemen Bisnis untuk menyusun rencana transisi yang detail

Pelaksanaan dan Pengawasan: PMO membantu memantau kemajuan peristiwa pentransisi utama, seperti dokumen dan pengangkatan personil

Pengesahan pengambilalihan: Setelah selesai transisi bisnis, PMO membantu departemen bisnis untuk mengkonfirmasi semua hal yang dipertukarkan

Penghapusan Penghapusan data mengikuti peraturan perusahaan tentang "Sistem Penghentian Komplien dan Pemeriksaan Keamanan"