Quadro del sistema di gestione dei fornitori
2024-10-22 16:20:11 0 Segnala
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Schema/Contenuto
Raccolta di informazioni di base sul fornitore
Raccogli informazioni di base sul fornitore, aggiornare le informazioni di modifica
Archivio informazioni fornitori
Creare un archivio elettronico completo, implementare la gestione centralizzata delle informazioni
Mantenimento e aggiornamento delle informazioni di base del fornitore
Registrare e aggiornare le informazioni sui nuovi e esistenti fornitori secondo il piano
Classificazione fornitori e valutazione dei rischi
Fornitori classificati come fornitori chiave e fornitori generali/temporanei
In base all'importanza del fornitore e al grado di rischio, vengono adottate misure di gestione del rischio appropriate
Gestione dei contratti
Contrattare contratti conformi e validi e conservarli adeguatamente
Aggiungi informazioni sul contratto nella tabella dei fornitori
Valutazione e monitoraggio del rendimento dei fornitori
In base all'importanza del fornitore e alla durata della relazione, viene effettuata una valutazione e un monitoraggio delle prestazioni.
In base ai risultati dell'analisi di performance, comunicare e interagire con i fornitori
Per i fornitori con cui si lavora a lungo termine, se le prestazioni non sono soddisfacenti, si dovrebbe collaborare con il fornitore per sviluppare un piano di miglioramento
Per le situazioni anomale, adottare misure di gestione del rischio appropriate, come l'utilizzo di fornitori di riserva e altri piani di emergenza
Se non è possibile risolvere il problema di anomalia del fornitore o l'impatto e la gravità sono severi, è necessario attivare le misure di gestione dei rischi, come la sospensione o la terminazione della collaborazione, la detrazione della garanzia di esecuzione, la responsabilità giuridica, ecc., al fine di ridurre al minimo il rischio.
Quando la modifica è dovuta a una variazione dei nostri requisiti
PMO collabora con i dipartimenti aziendali per valutare l'impatto delle modifiche alle richieste sui partner di fornitura
Il reparto commerciale comunica le modifiche al fornitore, negozia l'aggiornamento del piano di acquisto, dei prezzi e delle condizioni di pagamento.
Il dipartimento legale rivisita il contratto in base ai contenuti delle modifiche sostanziali o conclude accordi di supplemento
Tutte le modifiche significative devono essere approvate attraverso un processo di approvazione interno, approvato dal leader del dipartimento di business.
Quando la modifica è dovuta al fornitore che ci fornisce un nuovo prodotto/servizio
PMO collabora con i dipartimenti di business per valutare se i nuovi prodotti/servizi soddisfano le esigenze aziendali
Se si intende effettuare un'acquisto, è necessario avviare il processo di introduzione di un nuovo fornitore
È necessario rivalutare la qualificazione, le capacità e i rischi dei fornitori nel nuovo prodotto/servizio
I nuovi prodotti/servizi devono essere oggetto di un contratto separato, che definisca chiaramente l'ambito dell'acquisto, le clausole sui prezzi, i diritti e gli obblighi e la condivisione dei rischi
La nuova collaborazione deve essere approvata attraverso i processi di approvazione pertinenti, deve essere redatto un piano di gestione dei fornitori e deve essere incluso nel sistema di gestione dei fornitori esistente
I nuovi e i vecchi prodotti/servizi che si sovrappongono o si sostituiscono devono prevedere un piano di transizione aziendale e una strategia di migrazione dei dati
Trattamento di terminazione della collaborazione
Per i fornitori di software/sistemi, la terminazione della collaborazione dovrebbe seguire il sistema di controllo della conformità e della sicurezza della disconnessione del sistema aziendale
Il responsabile del reparto aziendale presenta la richiesta di disconnessione del sistema, completa gradualmente la transizione dei servizi e la distruzione dei dati, ottenendo la prova della distruzione dei dati.
Per i fornitori non software/sistema, anche la terminazione della collaborazione dovrebbe essere completata in base alla realtà, con la transizione dei processi aziendali e la distruzione dei dati (se presenti)
Il lavoro di transizione aziendale è coordinato dal PMO in collaborazione con i dipartimenti di business.
Piano di transizione: il responsabile del reparto aziendale avvia la richiesta di transizione aziendale a seconda delle esigenze, con l'assistenza del PMO per definire un piano di transizione dettagliato
Esecuzione e supervisione: PMO aiuta a tenere traccia e supervisione dei punti chiave di trasferimento, come la documentazione e il personale
Conferma di accettazione: al termine della transizione aziendale, il PMO aiuta i dipartimenti aziendali a confermare tutti gli aspetti di transizione
Eliminazione dei dati: l'eliminazione dei dati segue il sistema di controllo della conformità e della sicurezza della società.
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