Quadro del sistema di gestione dei fornitori

2024-10-22 16:20:11  104  0  Segnala

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Il 'Quadro del sistema di gestione dei fornitori' è un approccio strutturato per ottimizzare la gestione delle relazioni con i fornitori. Questa mappa mentale evidenzia l'importanza di raccogliere e aggiornare costantemente le informazioni di base sui fornitori, creando un archivio elettronico centralizzato. Include la classificazione dei fornitori in base alla loro importanza e al rischio, la gestione dei contratti e la valutazione delle prestazioni. Inoltre, affronta le modifiche nei requisiti e la gestione della terminazione della collaborazione, garantendo un controllo rigoroso della conformità e della sicurezza. Questo sistema mira a migliorare l'efficienza operativa e ridurre i rischi associati alla gestione dei fornitori.

Altre creazioni dell'autore

Schema/Contenuto

Raccolta di informazioni di base sul fornitore

Raccogli informazioni di base sul fornitore, aggiornare le informazioni di modifica

Archivio informazioni fornitori

Creare un archivio elettronico completo, implementare la gestione centralizzata delle informazioni

Mantenimento e aggiornamento delle informazioni di base del fornitore

Registrare e aggiornare le informazioni sui nuovi e esistenti fornitori secondo il piano

Classificazione fornitori e valutazione dei rischi

Fornitori classificati come fornitori chiave e fornitori generali/temporanei

In base all'importanza del fornitore e al grado di rischio, vengono adottate misure di gestione del rischio appropriate

Gestione dei contratti

Contrattare contratti conformi e validi e conservarli adeguatamente

Aggiungi informazioni sul contratto nella tabella dei fornitori

Valutazione e monitoraggio del rendimento dei fornitori

In base all'importanza del fornitore e alla durata della relazione, viene effettuata una valutazione e un monitoraggio delle prestazioni.

In base ai risultati dell'analisi di performance, comunicare e interagire con i fornitori

Per i fornitori con cui si lavora a lungo termine, se le prestazioni non sono soddisfacenti, si dovrebbe collaborare con il fornitore per sviluppare un piano di miglioramento

Per le situazioni anomale, adottare misure di gestione del rischio appropriate, come l'utilizzo di fornitori di riserva e altri piani di emergenza

Se non è possibile risolvere il problema di anomalia del fornitore o l'impatto e la gravità sono severi, è necessario attivare le misure di gestione dei rischi, come la sospensione o la terminazione della collaborazione, la detrazione della garanzia di esecuzione, la responsabilità giuridica, ecc., al fine di ridurre al minimo il rischio.

Quando la modifica è dovuta a una variazione dei nostri requisiti

PMO collabora con i dipartimenti aziendali per valutare l'impatto delle modifiche alle richieste sui partner di fornitura

Il reparto commerciale comunica le modifiche al fornitore, negozia l'aggiornamento del piano di acquisto, dei prezzi e delle condizioni di pagamento.

Il dipartimento legale rivisita il contratto in base ai contenuti delle modifiche sostanziali o conclude accordi di supplemento

Tutte le modifiche significative devono essere approvate attraverso un processo di approvazione interno, approvato dal leader del dipartimento di business.

Quando la modifica è dovuta al fornitore che ci fornisce un nuovo prodotto/servizio

PMO collabora con i dipartimenti di business per valutare se i nuovi prodotti/servizi soddisfano le esigenze aziendali

Se si intende effettuare un'acquisto, è necessario avviare il processo di introduzione di un nuovo fornitore

È necessario rivalutare la qualificazione, le capacità e i rischi dei fornitori nel nuovo prodotto/servizio

I nuovi prodotti/servizi devono essere oggetto di un contratto separato, che definisca chiaramente l'ambito dell'acquisto, le clausole sui prezzi, i diritti e gli obblighi e la condivisione dei rischi

La nuova collaborazione deve essere approvata attraverso i processi di approvazione pertinenti, deve essere redatto un piano di gestione dei fornitori e deve essere incluso nel sistema di gestione dei fornitori esistente

I nuovi e i vecchi prodotti/servizi che si sovrappongono o si sostituiscono devono prevedere un piano di transizione aziendale e una strategia di migrazione dei dati

Trattamento di terminazione della collaborazione

Per i fornitori di software/sistemi, la terminazione della collaborazione dovrebbe seguire il sistema di controllo della conformità e della sicurezza della disconnessione del sistema aziendale

Il responsabile del reparto aziendale presenta la richiesta di disconnessione del sistema, completa gradualmente la transizione dei servizi e la distruzione dei dati, ottenendo la prova della distruzione dei dati.

Per i fornitori non software/sistema, anche la terminazione della collaborazione dovrebbe essere completata in base alla realtà, con la transizione dei processi aziendali e la distruzione dei dati (se presenti)

Il lavoro di transizione aziendale è coordinato dal PMO in collaborazione con i dipartimenti di business.

Piano di transizione: il responsabile del reparto aziendale avvia la richiesta di transizione aziendale a seconda delle esigenze, con l'assistenza del PMO per definire un piano di transizione dettagliato

Esecuzione e supervisione: PMO aiuta a tenere traccia e supervisione dei punti chiave di trasferimento, come la documentazione e il personale

Conferma di accettazione: al termine della transizione aziendale, il PMO aiuta i dipartimenti aziendali a confermare tutti gli aspetti di transizione

Eliminazione dei dati: l'eliminazione dei dati segue il sistema di controllo della conformità e della sicurezza della società.