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Tipo de Notas
Tipo de Eficiencia
En la ola del trabajo digital, la colaboración remota se ha convertido en una tendencia importante . Al seleccionar científicamente herramientas de colaboración remota , establecer procesos estandarizados y dominar métodos de colaboración efectivos, los equipos no solo pueden superar las limitaciones del espacio físico, sino también estimular una creatividad sin precedentes y lograr una colaboración eficiente y de alta calidad.
La colaboración remota es adecuada para muchos tipos de equipos. A continuación se muestran algunos tipos de equipos que son especialmente adecuados para la colaboración remota:
Los desarrolladores, diseñadores y otros puestos dependen de cadenas de herramientas digitales. Los repositorios de código (como GitHub) y las herramientas de creación de prototipos (Figma) admiten naturalmente la colaboración asincrónica.
La planificación publicitaria, la creación de contenido y otros campos que requieren inspiración pueden superar las restricciones geográficas y acceder al grupo de talentos global.
La zona horaria cubre un ciclo laboral de 24 horas, y las industrias que requieren servicios las 24 horas del día, como las finanzas y el comercio electrónico, son particularmente beneficiosas.
Equipos adecuados para la colaboración remota
Con la mayor profundización de las tecnologías digitales e inteligentes, han surgido una serie de herramientas de colaboración innovadoras que aportan comodidad y eficiencia sin precedentes a la colaboración en equipo remoto. A continuación se ofrecen algunas recomendaciones de herramientas de colaboración remota para equipos:
ProcessOn : ProcessOn se basa en servicios en la nube y permite que varias personas editen notas de documentos, mapas mentales , diagramas de flujo , diagramas UML , etc. en línea al mismo tiempo, lo que permite compartir y editar en tiempo real. Proporciona una variedad de plantillas y temas para satisfacer diversas necesidades, como gestión de proyectos, notas de estudio, planificación creativa, etc. Es muy adecuado para la clasificación, optimización y confirmación de procesos interdepartamentales , la colaboración en equipo para formular planes de trabajo, planes de estudio y organizar horarios complicados .
Zoom : Zoom admite videollamadas de alta definición entre múltiples participantes, proporciona una experiencia de videoconferencia fluida , permite a los participantes compartir pantallas, mostrar documentos, presentaciones y otros contenidos , y admite funciones interactivas como chatear, levantar la mano y votar para mejorar la participación en la reunión. Adecuado para reuniones corporativas diarias, capacitación, colaboración remota y seminarios en línea.
Asana : Asana proporciona funciones como asignación de tareas y seguimiento del progreso para ayudar a los equipos a gestionar proyectos de manera eficiente . Admite múltiples vistas, como tableros, listas, líneas de tiempo, etc. para satisfacer las necesidades de diferentes equipos , admite flujos de trabajo automatizados, reduce las tareas repetitivas y mejora la eficiencia del trabajo. Es adecuado para equipos que necesitan colaboración multiplataforma y tienen altos requisitos de seguimiento de tareas, como los equipos de proyectos creativos en empresas de publicidad.
Trello : Trello es conocido por su interfaz intuitiva de tarjetas y tableros, que es muy adecuada para equipos pequeños y la gestión de proyectos personales . Los usuarios pueden crear fácilmente tableros y agregarles tarjetas para representar tareas, lo que facilita la colaboración y la comunicación de los miembros del equipo.
Figma : Figma se utiliza principalmente para diseño y creación de prototipos de UI/UX, enfatizando la eficiencia colaborativa y la facilidad de mantenimiento del sistema de diseño. Permite que varias personas editen el mismo archivo de diseño al mismo tiempo y vean las modificaciones de los demás en tiempo real. Adecuado para la colaboración en equipo entre diseñadores, desarrolladores, gerentes de producto y otros roles.
Microsoft Teams : Microsoft Teams admite mensajería instantánea, videoconferencia, colaboración de archivos, administración de tareas y otras funciones . Conéctese sin problemas con el paquete Office 365, el buzón de Outlook, etc. para mejorar la eficiencia del equipo. Adecuado para la colaboración interdepartamental dentro de la empresa.
Google Hangouts : Google Hangouts se puede utilizar para chats rápidos y videollamadas , y está integrado con otros productos de Google, como Gmail, Google Drive, etc., para mejorar la eficiencia del trabajo.
En el proceso de colaboración remota en equipo, es crucial establecer un sistema de trabajo eficiente. Esto no sólo garantiza la transmisión fluida de información, sino que también mejora la ejecución y las capacidades de innovación del equipo. A continuación se presenta un conjunto de reglas de oro para una colaboración remota eficiente, que abarcan la comunicación, la gestión de tareas y la colaboración en documentos.
Para garantizar la transmisión oportuna de información y una comunicación efectiva dentro del equipo, necesitamos construir un sistema de comunicación de tres niveles que consta de una capa instantánea, una capa asincrónica y una capa ritual.
Capa instantánea: en un entorno de trabajo de ritmo rápido, la comunicación instantánea es crucial. Al utilizar herramientas de mensajería instantánea como Slack o Microsoft Teams, los miembros del equipo pueden responder rápidamente a asuntos urgentes y garantizar que los problemas se resuelvan de manera oportuna. Estas herramientas proporcionan funciones como chat, compartir archivos y llamadas de voz, lo que hace que la comunicación sea más cómoda y eficiente.
Capa asincrónica: la comunicación asincrónica se centra en la acumulación y el intercambio de conocimientos. Las herramientas de bases de datos como Notion pueden ayudar a los equipos a crear bases de conocimiento para almacenar documentos de proyectos, actas de reuniones, flujos de trabajo y otra información. Los miembros del equipo pueden revisarlo en cualquier momento cuando sea necesario, lo que reduce la comunicación repetida y mejora la eficiencia del trabajo. Además, la comunicación asincrónica permite a los miembros del equipo pensar profundamente sin limitaciones de tiempo y generar ideas más valiosas.
Capa ritual: Las reuniones regulares del equipo son clave para mantener la cohesión del equipo y un sentido de dirección. La reunión semanal de todo el personal que se realiza a través de Zoom permite a los miembros del equipo sincronizar rápidamente el progreso del proyecto y compartir experiencias laborales. Las reuniones estratégicas mensuales offline permiten a los miembros del equipo comunicarse cara a cara, discutir en profundidad temas importantes como la estrategia de la empresa y la planificación de proyectos y mejorar la cohesión del equipo.
La gestión de tareas es el núcleo para mejorar la ejecución del equipo. Al utilizar la regla de los cuatro cuadrantes y combinarla con herramientas como Trello y Jira, podemos dividir y gestionar tareas de forma eficaz.
Matriz Urgente/Importante: Utilizando la función Kanban de Trello, podemos dividir las tareas en cuatro cuadrantes: urgente e importante, urgente pero no importante, no urgente pero importante, y no urgente y no importante. De esta manera, los miembros del equipo pueden ver claramente qué tareas deben priorizarse y cuáles pueden programarse para más adelante. Este método de gestión visual ayuda al equipo a centrarse más en las tareas clave y mejorar la eficiencia del trabajo.
Los cuatro cuadrantes de la gestión de tareas
Visualización de todo el proceso: Para mejorar aún más la eficacia de la gestión de tareas, podemos integrar Trello con Jira. Jira se centra en la gestión de proyectos de desarrollo de software y proporciona capacidades de visualización de procesos completos, desde el análisis de requisitos, el desarrollo y las pruebas hasta la implementación. A través de la integración, los miembros del equipo pueden seguir el progreso del proyecto en tiempo real y comprender información como el estado actual de cada tarea, la persona a cargo y el tiempo estimado de finalización. Esta gestión transparente de todo el proceso ayuda al equipo a identificar problemas y ajustar los planes de manera oportuna para garantizar que el proyecto se entregue a tiempo.
La colaboración en documentos es una parte indispensable de la colaboración en equipos remotos. Al utilizar la herramienta de diagrama de flujo de mapas mentales inteligentes de ProcessOn , podemos lograr una colaboración de documentos eficiente y conveniente.
Edición en tiempo real por varias personas: ProcessOn permite que varias personas editen el mismo documento en línea al mismo tiempo. Los miembros del equipo pueden ver las modificaciones de los demás en tiempo real, evitando conflictos de versiones y omisiones de información. Este método de colaboración instantánea mejora enormemente la eficiencia del trabajo del equipo.
Biblioteca de plantillas profesionales: para satisfacer las necesidades de documentos en diferentes escenarios, ProcessOn ha incorporado varias plantillas profesionales que incluyen análisis FODA, planificación de proyectos, diagramas de flujo, etc. Los miembros del equipo pueden elegir plantillas adecuadas para editar según sus necesidades, ahorrando tiempo y costos de diseño.
El historial de revisión del documento es rastreable: durante el proceso de colaboración del documento, las modificaciones y las iteraciones son inevitables. ProcessOn proporciona una función de historial de revisión de documentos, que permite a los miembros del equipo ver registros de modificaciones de documentos en cualquier momento y comprender el contenido y las razones de cada modificación. Esta trazabilidad ayuda a los equipos a gestionar mejor las versiones de los documentos, garantizando la precisión y la coherencia.
Mantener la comunicación: garantizar que los miembros del equipo puedan comunicarse en cualquier momento para evitar silos de información.
Respetar las diferencias horarias: En el caso de los equipos multinacionales, debemos respetar las diferencias horarias de cada uno y organizar los horarios de reunión de manera razonable.
Generar confianza: genere confianza en el equipo mediante una comunicación transparente, una asignación justa de tareas, etc.
Proteja la privacidad: utilice herramientas de colaboración seguras para garantizar que no se filtre información confidencial.
En la ola del trabajo digital, la colaboración remota se ha convertido en una tendencia importante . Al seleccionar científicamente herramientas de colaboración remota , establecer procesos estandarizados y dominar métodos de colaboración efectivos, los equipos no solo pueden superar las limitaciones del espacio físico, sino también estimular una creatividad sin precedentes y lograr una colaboración eficiente y de alta calidad.
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