Distribuzione gratuita
diagrama di parentesi
Tipo di Processo
Rappresentazione Visiva
Tipo di Mappa Mentale
Rappresentazione Strutturata
Tipo di Note
Tipo di Efficienza
Nell'ondata di lavoro digitale, la collaborazione a distanza è diventata una tendenza importante . Selezionando scientificamente strumenti di collaborazione remota , stabilendo processi standardizzati e padroneggiando metodi di collaborazione efficaci, i team possono non solo superare i limiti dello spazio fisico, ma anche stimolare una creatività senza precedenti e ottenere una collaborazione efficiente e di alta qualità.
La collaborazione a distanza è adatta a molti tipi di team. Ecco alcuni tipi di team particolarmente adatti alla collaborazione a distanza:
Sviluppatori, designer e altre posizioni si affidano a catene di strumenti digitali. I repository di codice (come GitHub) e gli strumenti di prototipazione (Figma) supportano naturalmente la collaborazione asincrona.
La pianificazione pubblicitaria, la creazione di contenuti e altri campi che richiedono ispirazione possono superare le restrizioni geografiche e accedere al bacino di talenti globale
Il fuso orario copre un ciclo lavorativo di 24 ore e ne traggono particolare vantaggio i settori che necessitano di servizi 24 ore su 24, come la finanza e l'e-commerce.
Team adatti alla collaborazione a distanza
Con l'ulteriore sviluppo delle tecnologie digitali e intelligenti, sono emersi una serie di strumenti di collaborazione innovativi, che offrono praticità ed efficienza senza precedenti alla collaborazione tra team remoti. Ecco alcuni consigli sugli strumenti di collaborazione remota per i team:
ProcessOn : ProcessOn si basa su servizi cloud e supporta più persone nella modifica di note di documenti, mappe mentali , diagrammi di flusso , diagrammi UML , ecc. online contemporaneamente, realizzando la condivisione e la modifica in tempo reale. Forniamo una varietà di modelli e temi per soddisfare diverse esigenze, come la gestione di progetti, appunti di studio, pianificazione creativa, ecc. È molto adatto per l'ordinamento, l'ottimizzazione e la conferma dei processi interdipartimentali , la collaborazione di gruppo per formulare piani di lavoro, piani di studio e organizzare programmi complessi .
Zoom : Zoom supporta videochiamate ad alta definizione tra più partecipanti, offre un'esperienza di videoconferenza fluida , consente ai partecipanti di condividere schermi, visualizzare documenti, presentazioni e altri contenuti e supporta funzioni interattive come chat, alzata di mano e votazione per migliorare la partecipazione alle riunioni. Adatto per riunioni aziendali quotidiane, formazione, collaborazione a distanza e seminari online.
Asana : Asana fornisce funzioni come l'assegnazione delle attività e il monitoraggio dei progressi per aiutare i team a gestire i progetti in modo efficiente . Supporta più visualizzazioni come bacheche, elenchi, linee temporali, ecc. per soddisfare le esigenze di diversi team , supporta flussi di lavoro automatizzati, riduce le attività ripetitive e migliora l'efficienza del lavoro. È adatto ai team che necessitano di collaborazione multipiattaforma e hanno elevati requisiti di monitoraggio delle attività, come i team di progetti creativi nelle aziende pubblicitarie.
Trello : Trello è noto per la sua interfaccia intuitiva con schede e bacheche, molto adatta per piccoli team e gestione di progetti personali . Gli utenti possono facilmente creare bacheche e aggiungere schede alle bacheche per rappresentare le attività, rendendo più facile per i membri del team collaborare e comunicare.
Figma : Figma è utilizzato principalmente per la progettazione e la prototipazione di UI/UX, sottolineando l'efficienza collaborativa e la manutenibilità del sistema di progettazione. Supporta più persone nella modifica simultanea dello stesso file di progettazione e nella visualizzazione delle modifiche di ciascuno in tempo reale. Adatto alla collaborazione di gruppo tra designer, sviluppatori, product manager e altri ruoli.
Microsoft Teams : Microsoft Teams supporta la messaggistica istantanea, le videoconferenze, la collaborazione sui file, la gestione delle attività e altre funzioni . Connettiti senza problemi con la suite Office 365, la casella di posta di Outlook, ecc. per migliorare l'efficienza del team. Adatto alla collaborazione interdipartimentale all'interno dell'azienda.
Google Hangouts : Google Hangouts può essere utilizzato per chat rapide e videochiamate ed è integrato con altri prodotti Google, come Gmail, Google Drive, ecc., per migliorare l'efficienza lavorativa.
Nel processo di collaborazione a distanza tra team, è fondamentale stabilire un sistema di lavoro efficiente. Ciò non solo garantisce la fluida trasmissione delle informazioni, ma migliora anche le capacità di esecuzione e innovazione del team. Ecco una serie di regole d'oro per una collaborazione a distanza efficiente, che riguardano la comunicazione, la gestione delle attività e la collaborazione sui documenti.
Per garantire una trasmissione tempestiva delle informazioni e una comunicazione efficace all'interno del team, dobbiamo creare un sistema di comunicazione a tre livelli composto da un livello istantaneo, un livello asincrono e un livello rituale.
Livello istantaneo: in un ambiente di lavoro frenetico, la comunicazione istantanea è fondamentale. Utilizzando strumenti di messaggistica istantanea come Slack o Microsoft Teams, i membri del team possono rispondere rapidamente a questioni urgenti e garantire che i problemi vengano risolti tempestivamente. Questi strumenti offrono funzioni quali chat, condivisione di file e chiamate vocali, rendendo la comunicazione più comoda ed efficiente.
Livello asincrono: la comunicazione asincrona si concentra sull'accumulo e sulla condivisione della conoscenza. Strumenti di database come Notion possono aiutare i team a creare basi di conoscenza per archiviare documenti di progetto, verbali di riunioni, flussi di lavoro e altre informazioni. I membri del team possono rivederlo in qualsiasi momento quando necessario, riducendo le comunicazioni ripetute e migliorando l'efficienza del lavoro. Inoltre, la comunicazione asincrona consente ai membri del team di riflettere in modo approfondito, senza vincoli di tempo, e di elaborare idee più preziose.
Livello rituale: riunioni di squadra regolari sono fondamentali per mantenere la coesione del team e il senso dell'orientamento. La riunione settimanale di tutto il personale tenuta tramite Zoom consente ai membri del team di sincronizzare rapidamente l'avanzamento dei progetti e di condividere le esperienze lavorative. Le riunioni strategiche mensili offline consentono ai membri del team di comunicare faccia a faccia, discutere in modo approfondito questioni importanti come la strategia aziendale e la pianificazione dei progetti e migliorare la coesione del team.
La gestione delle attività è fondamentale per migliorare l'esecuzione del lavoro di squadra. Utilizzando la regola dei quattro quadranti e combinandola con strumenti come Trello e Jira, possiamo suddividere e gestire i compiti in modo efficace.
Matrice urgente/importante: utilizzando la funzione Kanban di Trello, possiamo dividere le attività in quattro quadranti: urgente e importante, urgente ma non importante, non urgente ma importante e non urgente e non importante. In questo modo, i membri del team possono vedere chiaramente quali attività devono essere prioritarie e quali possono essere programmate in un secondo momento. Questo metodo di gestione visiva aiuta il team a concentrarsi maggiormente sulle attività chiave e a migliorare l'efficienza del lavoro.
I quattro quadranti della gestione delle attività
Visualizzazione dell'intero processo: per migliorare ulteriormente l'efficacia della gestione delle attività, possiamo integrare Trello con Jira. Jira si concentra sulla gestione dei progetti di sviluppo software e offre funzionalità di visualizzazione dell'intero processo, dall'analisi dei requisiti, allo sviluppo, ai test fino alla distribuzione. Grazie all'integrazione, i membri del team possono monitorare l'avanzamento del progetto in tempo reale e comprendere informazioni quali lo stato attuale di ogni attività, la persona responsabile e il tempo stimato di completamento. Questa gestione trasparente dell'intero processo aiuta il team a identificare i problemi e ad adattare tempestivamente i piani, per garantire che il progetto venga consegnato nei tempi previsti.
La collaborazione sui documenti è una parte indispensabile della collaborazione tra team remoti. Utilizzando lo strumento di creazione di diagrammi di flusso intelligenti per mappe mentali ProcessOn , possiamo ottenere una collaborazione efficiente e pratica sui documenti.
Modifica in tempo reale da parte di più persone: ProcessOn supporta più persone che modificano lo stesso documento online contemporaneamente. I membri del team possono vedere le modifiche degli altri in tempo reale, evitando conflitti di versione e omissioni di informazioni. Questo metodo di collaborazione istantanea migliora notevolmente l'efficienza del lavoro del team.
Raccolta di modelli professionali: per soddisfare le esigenze documentali in diversi scenari, ProcessOn ha integrato vari modelli professionali, tra cui analisi SWOT, pianificazione del progetto, diagrammi di flusso, ecc. I membri del team possono scegliere i modelli più adatti alle proprie esigenze, risparmiando tempo e denaro nella progettazione.
La cronologia delle revisioni dei documenti è tracciabile: durante il processo di collaborazione sui documenti, modifiche e iterazioni sono inevitabili. ProcessOn offre una funzionalità di cronologia delle revisioni dei documenti, consentendo ai membri del team di visualizzare in qualsiasi momento i record delle modifiche apportate ai documenti e di comprendere il contenuto e i motivi di ciascuna modifica. Questa tracciabilità aiuta i team a gestire meglio le versioni dei documenti, garantendo accuratezza e coerenza.
Mantenere la comunicazione: assicurarsi che i membri del team possano comunicare in qualsiasi momento per evitare compartimenti stagni di informazioni.
Rispettare le differenze di fuso orario: i team multinazionali devono rispettare le rispettive differenze di fuso orario e concordare orari di incontro ragionevoli.
Creare fiducia: creare fiducia nel team attraverso una comunicazione trasparente, un'equa distribuzione dei compiti, ecc.
Proteggi la privacy: utilizza strumenti di collaborazione sicuri per garantire che le informazioni sensibili non vengano divulgate.
Nell'ondata di lavoro digitale, la collaborazione a distanza è diventata una tendenza importante . Selezionando scientificamente strumenti di collaborazione remota , stabilendo processi standardizzati e padroneggiando metodi di collaborazione efficaci, i team possono non solo superare i limiti dello spazio fisico, ma anche stimolare una creatività senza precedenti e ottenere una collaborazione efficiente e di alta qualità.
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