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En la gestión de proyectos, aclarar los roles y responsabilidades de cada participante es clave para garantizar el buen progreso del proyecto. Para este propósito se creó el diagrama RACI , como matriz intuitiva de asignación de responsabilidades. Este artículo presentará la definición, los escenarios de uso y las mejores prácticas del modelo RACI en detalle, y compartirá una gran cantidad de ejemplos y plantillas .
El modelo RACI es un modelo utilizado para aclarar los diferentes roles y responsabilidades relacionadas en el proceso de cambio organizacional o gestión de proyectos. Utiliza cuatro letras (R, A, C, I) para representar cuatro tipos diferentes de responsabilidad:
R (Responsable): El rol responsable de ejecutar tareas, específicamente responsable de controlar proyectos y resolver problemas.
A (Responsable): El rol que es completamente responsable de la tarea y tiene la aprobación final o autoridad de firma para garantizar que la tarea se lleve a cabo.
C (Consultado): Persona que aporta opiniones específicas antes o durante la implementación de una tarea y tiene la información o la capacidad para completar el proyecto.
Yo (Informado): Persona a quien se le notifican los resultados de manera oportuna y no necesita que se le consulte ni se le pidan opiniones.
Al iniciar un proyecto: definir desde el principio quién es responsable, quién debe rendir cuentas, quién debe ser consultado y quién debe estar informado, y establecer expectativas y canales de comunicación claros.
Proyectos complejos: cuando un proyecto involucra a varios miembros del equipo y partes interesadas, un diagrama RACI ayuda a simplificar la complejidad, permitir una coordinación fluida y reducir la confusión.
Durante el cambio organizacional: durante la reorganización o las transferencias de personal, los diagramas RACI mantienen la claridad de los roles, brindan estabilidad y alinean a los nuevos miembros del equipo con los objetivos del proyecto.
Durante la transición ágil: los diagramas RACI ayudan a aclarar los roles y procesos durante las transiciones ágiles y se utilizan mejor junto con otras prácticas ágiles.
1. Aclarar los objetivos y el alcance del proyecto
Al comienzo del proyecto, aclare los objetivos generales y los resultados esperados del proyecto y asegúrese de que todos los miembros del proyecto tengan una comprensión común de los objetivos. Al mismo tiempo, identifique las tareas, actividades y puntos de decisión específicos involucrados en el proyecto , excluya el contenido que no esté directamente relacionado con los objetivos del proyecto y mantenga el diagrama RACI simple.
2. Identificar todos los roles relevantes
Identifique a todos los actores del proyecto, incluidos los miembros del equipo, los departamentos, las partes interesadas, etc. , asegurándose de que no se pase por alto ningún rol clave . Una breve descripción de cada rol con responsabilidades y autoridades claras ayudará a ser más precisos y claros a la hora de asignar responsabilidades.
3. Ordenar las tareas y actividades del proyecto
De acuerdo con los objetivos del proyecto, enumere todas las tareas o actividades necesarias para alcanzar los objetivos y asegúrese de que las descripciones de las tareas sean específicas y claras para facilitar la posterior asignación de responsabilidades. Si es posible, determine la relación lógica entre las tareas y el orden de ejecución , lo que ayuda a comprender el proceso general del proyecto y representar con mayor precisión la asignación de responsabilidades en el diagrama RACI.
4. Asignar responsabilidades de RACI
De acuerdo con las responsabilidades y capacidades de cada rol, los cuatro tipos de responsabilidad R, A, C e I se asignan a los roles correspondientes. Dibuje una matriz con roles como filas y actividades como columnas. En la intersección de la matriz, complete las letras R, A, C e I de acuerdo con la distribución de responsabilidades.
Principios de asignación:
Cada tarea o actividad tiene al menos un rol "responsable".
Cada tarea o actividad sólo puede tener un rol "responsable".
Los roles de “consulta” e “informado” se determinan en función de las necesidades reales y puede haber múltiples roles.
Se pueden utilizar muchas herramientas para dibujar gráficos RACI. Aquí recomendamos ProcessOn , que es una herramienta de creación de gráficos en línea que contiene una gran cantidad de gráficos relacionados con la gestión de proyectos que se pueden usar como referencia o uso.
Pasos específicos:
1. Abra el sitio web oficial de ProcessOn, ingrese a la página del archivo personal y haga clic en Nuevo para crear un diagrama de flujo .
2. Arrastre los símbolos necesarios desde la biblioteca gráfica de la izquierda. Puede utilizar rectángulos para construir el marco del gráfico RACI , o puede hacer clic en Más gráficos en la esquina inferior izquierda, seleccionar Tabla y usar la tabla para crear un gráfico RACI.
3. Seleccione un gráfico o celda y utilice la barra de herramientas superior para ajustar el color, la fuente y otros estilos para que el diagrama de flujo de usuario sea más hermoso y fácil de leer.
4. Después de completar el dibujo, expórtelo como imagen o formato PDF, que puede insertarse en documentos corporativos para compartir con los miembros del equipo. También puede compartir el diagrama de flujo directamente con colegas o clientes para que los miembros del equipo puedan verlo o editarlo en línea.
Ejemplo: Supongamos que tenemos un proceso comercial de compras en línea simple que involucra tres roles: vendedor, gerente y transportista. A continuación se muestra un ejemplo de un diagrama RACI para este proceso empresarial
Diagrama RACI del proceso de compra en línea
En este ejemplo:
Los vendedores son responsables de ingresar pedidos y notificar a los clientes.
El gerente es responsable de revisar los pedidos y tiene la responsabilidad general de las actividades de ingreso de pedidos.
El remitente es responsable de embalar y enviar las mercancías y debe ser notificado de los resultados del envío de manera oportuna.
Matriz de asignación de responsabilidades de RACI
Los ejemplos y plantillas anteriores provienen de la comunidad de plantillas de ProcessOn . El modelo RACI se utiliza en la gestión de proyectos para presentar la asignación de responsabilidades del proyecto en forma de diagrama matricial, de modo que los miembros del equipo tengan una comprensión clara de su respectivo poder de decisión y responsabilidades laborales, reduciendo malentendidos y conflictos. Cuando es necesario tomar decisiones, los miembros del equipo pueden encontrar rápidamente a la persona responsable para evitar demoras o confusiones en las decisiones.
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