Che cos'è il modello RACI? Definizione, come utilizzare e condivisione di esempi

Nella gestione di un progetto, chiarire i ruoli e le responsabilità di ciascun partecipante è fondamentale per garantire il regolare svolgimento del progetto. A questo scopo è stato creato il diagramma RACI , una matrice intuitiva di allocazione delle responsabilità. In questo articolo verranno presentati in dettaglio la definizione, gli scenari di utilizzo e le best practice del modello RACI, e verranno condivisi numerosi esempi e modelli .

I. Definizione del modello RACI

Il modello RACI è un modello utilizzato per chiarire i diversi ruoli e le relative responsabilità nel processo di cambiamento organizzativo o di gestione del progetto. Utilizza quattro lettere (R, A, C, I) per rappresentare quattro diversi tipi di responsabilità:

R (Responsabile): Ruolo responsabile dell'esecuzione delle attività, in particolare del controllo dei progetti e della risoluzione dei problemi.

A (Responsabile): il ruolo che è pienamente responsabile del compito e ha l'approvazione finale o l'autorità di firma per garantire che il compito venga eseguito.

C (Consultato): Persona che fornisce opinioni specifiche prima o durante l'implementazione di un compito e ha le informazioni o la capacità di portare a termine il progetto.

Io (informato): persona che viene informata tempestivamente dei risultati e alla quale non è necessario consultare o chiedere pareri.

Modello RACI

II. Quando utilizzare il grafico RACI

All'avvio di un progetto: definire fin dall'inizio chi è responsabile, chi può essere consultato e chi è informato, e stabilire aspettative chiare e canali di comunicazione.

Progetti complessi: quando un progetto coinvolge più membri del team e parti interessate, un diagramma RACI aiuta a semplificare la complessità, consentire un coordinamento fluido e ridurre la confusione.

Durante i cambiamenti organizzativi: durante la riorganizzazione o i trasferimenti di personale, i grafici RACI mantengono chiari i ruoli, forniscono stabilità e allineano i nuovi membri del team agli obiettivi del progetto.

Durante la transizione Agile: i diagrammi RACI aiutano a chiarire ruoli e processi durante le transizioni Agile e sono più efficaci se utilizzati insieme ad altre pratiche Agile.

III. Le migliori pratiche del modello RAC I

1. Chiarire gli obiettivi e la portata del progetto

All'inizio del progetto, chiarire gli obiettivi generali e i risultati attesi del progetto e assicurarsi che tutti i partecipanti abbiano una comprensione comune degli obiettivi. Allo stesso tempo, identifica i compiti, le attività e i punti decisionali specifici coinvolti nel progetto , escludi i contenuti che non sono direttamente correlati agli obiettivi del progetto e mantieni semplice il diagramma RACI.

2. Identificare tutti i ruoli rilevanti

Identificare tutti gli attori del progetto, inclusi i membri del team, i dipartimenti, le parti interessate, ecc. , assicurandosi che non venga trascurato alcun ruolo chiave . Una breve descrizione di ciascun ruolo, con responsabilità e autorità chiare, aiuterà a essere più precisi e chiari nell'assegnazione delle responsabilità.

3. Ordinamento delle attività e dei compiti del progetto

In base agli obiettivi del progetto, elenca tutti i compiti o le attività necessarie per raggiungere gli obiettivi e assicurati che le descrizioni dei compiti siano specifiche e chiare per facilitare la successiva assegnazione delle responsabilità. Se possibile, determinare la relazione logica tra le attività e l'ordine di esecuzione , il che aiuta a comprendere il processo complessivo del progetto e a rappresentare con maggiore precisione l'assegnazione delle responsabilità nel diagramma RACI.

4. Assegnare le responsabilità RACI

In base alle responsabilità e alle capacità di ciascun ruolo, ai ruoli corrispondenti vengono assegnati i quattro tipi di responsabilità R, A, C e I. Disegna una matrice con i ruoli come righe e le attività come colonne. All'intersezione della matrice, inserisci le lettere R, A, C e I in base alla distribuzione delle responsabilità.

Modello di matrice RACI

Principi di allocazione:

Ogni compito o attività ha almeno un ruolo "responsabile".

Ogni compito o attività può avere un solo ruolo "responsabile".

I ruoli di "consulenza" e "informazione" vengono determinati in base alle esigenze effettive e possono esserci più ruoli.

IV. Come creare un grafico RACI ?

Per disegnare i grafici RACI si possono utilizzare molti strumenti. Qui consigliamo ProcessOn , uno strumento di creazione di grafici online che contiene un gran numero di grafici relativi alla gestione dei progetti che possono essere utilizzati come riferimento o per uso pratico.

Passaggi specifici:

1. Aprire il sito Web ufficiale di ProcessOn, accedere alla pagina dei file personali e fare clic su Nuovo per creare un diagramma di flusso .

Crea una matrice RACI →

2. Trascinare i simboli desiderati dalla libreria grafica a sinistra. È possibile utilizzare rettangoli per creare la struttura del grafico RACI oppure fare clic su Altri elementi grafici nell'angolo inferiore sinistro, selezionare Tabella e utilizzare la tabella per creare un grafico RACI.

3. Seleziona un grafico o una cella e usa la barra degli strumenti in alto per regolare il colore, il carattere e altri stili , rendendo il diagramma di flusso dell'utente più bello e facile da leggere.

4. Dopo aver completato il disegno, esportalo come immagine o in formato PDF, così potrai inserirlo nei documenti aziendali e condividerlo con i membri del team. Puoi anche condividere il diagramma di flusso direttamente con colleghi o clienti, in modo che i membri del team possano visualizzarlo o modificarlo online.

V. Esempi e modelli di grafici RACI

Esempio: supponiamo di avere un semplice processo aziendale di acquisto online che coinvolge tre ruoli: venditore, responsabile e spedizioniere. Di seguito è riportato un esempio di diagramma RACI per questo processo aziendale

Processo aziendale per lo shopping online - Diagramma RACI

In questo esempio:

Gli addetti alle vendite sono responsabili dell'inserimento degli ordini e della notifica ai clienti.

Il responsabile è responsabile della revisione degli ordini e ha la responsabilità complessiva delle attività di immissione degli ordini.

Lo spedizioniere è responsabile dell'imballaggio e della spedizione delle merci e deve essere informato tempestivamente dell'esito della spedizione.

Matrice RACI

Matrice di assegnazione delle responsabilità RACI

Gli esempi e i modelli sopra riportati provengono dalla community di template di ProcessOn . Il modello PACI viene utilizzato nella gestione dei progetti per presentare l'assegnazione delle responsabilità del progetto sotto forma di diagramma a matrice, in modo che i membri del team abbiano una chiara comprensione del rispettivo potere decisionale e delle responsabilità lavorative, riducendo incomprensioni e conflitti. Quando è necessario prendere delle decisioni, i membri del team possono individuare rapidamente la persona responsabile, evitando ritardi decisionali o confusione.