泳道圖旨在展示工作流程中每個步驟涉及的流程、參與者(流程環節負責人、工作部門甚至資訊系統)的一類圖形。當某個事件的過程涉及許多不同人、不同部門或不同功能區域時,很難追蹤每個步驟的負責人。因此解決此問題的有效方法是用泳道圖把流程圖分欄,這樣能清楚了解任務轉交的流程。
泳道作為業務流程模型和符號中有價值的元素,和UML圖以及流程圖使用的標準符號相結合,可以更直觀的對流程中的職責分工進行可視化表達。
泳道圖透過清楚地展示不同職能或團隊在整個流程中的職責和互動,幫助團隊成員更能理解複雜流程。泳道圖的主要使用情境包括:
1. 專案管理
流程視覺化:在專案管理中,泳道圖用於展示專案從啟動到完成的各個階段,以及各個階段中不同團隊的職責和任務。透過泳道圖,專案經理可以清楚地看到專案的整體流程和進度,以便進行專案管理和監控。
團隊協作:泳道圖可以明確每個團隊或成員在專案中的角色和職責,促進團隊協作和溝通。團隊成員可以清楚地了解自己的工作範圍和其他團隊的工作情況,以便更好地協同工作。
2. 業務流程分析
流程最佳化:在業務流程分析中,泳道圖用於展示業務流程的各個環節和涉及的不同部門或職能。透過分析泳道圖,可以發現業務流程中的瓶頸、冗餘環節或不合理之處,進而進行流程最佳化和改進。
跨部門協作:泳道圖可以清楚地展示不同部門在業務流程中的協作關係,幫助部門之間更好地理解彼此的工作內容和流程,從而加強跨部門協作和溝通。
3. 系統設計
系統架構展示:在系統設計中,泳道圖用來展示系統的整體架構和各個元件之間的關係。透過泳道圖,設計師可以清楚地看到系統的各個部分如何協同工作,以及它們之間的資料流和控制流。
系統流程描述:泳道圖也可以用來描述系統的工作流程,包括資料的輸入、處理、輸出等各個環節。這有助於系統開發人員更好地理解系統的功能和需求,從而進行更準確和高效的開發工作。
1. 泳池:泳池是泳道圖的外部框架,泳道、流程都包含於泳池內。
2. 泳道:泳池裡可以創建多個泳道。
3. 流程:實際的業務流程。
4. 角色(負責人、部門或資訊系統):透過部門或責任來區分,明確每個部門/人/資訊系統負責完成的任務環節。如:銷售前-銷售中-銷售後。
5. 階段:透過任務階段來區分,明確明個階段需要處理的任務環節。階段維度可以視情況添加。
根據泳道佈局方向的不同,可以分為垂直泳道圖和水平泳道圖。
泳道水平於畫布擺放,為水平泳道圖,強調泳道圖中的進程;
泳道垂直於畫布擺放,為垂直泳道圖,強調泳道圖中的功能群。
1. 泳道圖的角色/職能的命名要考慮人員變動的情況,使用部門/職位,不要直接使用員工名稱;
2. 流程的命名規則時動詞+名詞的動賓片語進行描述;
3. 繪製泳道圖,先總結涉及的部門/職位及核心活動流程,再逐步完善分支流程,繪圖時一般遵循從上往下、從左往右的順序;
4. 泳道圖流向線盡量不要交叉,如果有交叉,要使用跨線區分流向;
5. 完成泳道圖後對整個流程進行檢查,確保流程合理順暢。
1. 先進入ProcessOn 文件頁,選擇建立流程圖或泳道圖。
2. 在更多圖形中選取泳池/泳道圖形類別,此圖形類別會出現在左側的圖形庫中。將泳道拖入畫布內,選取標題欄,選單列中設定泳道數量。
3. 輸入標題及角色,然後依照流程圖的標準將對應的流程元素拖曳到角色對應的泳道內。若流程涉及不同階段,可以將分割符拖入泳池內,垂直泳池拖入水平分割符,水平泳池拖入垂直分割符。
4. 如果繪製完畢後需要對中間的流程進行修改,可以直接在左側圖形庫將泳道拖曳到已經建立的泳道中間。
以上就是關於泳道圖的介紹以及繪製方法,透過泳道圖可以識別不同部門之間的冗餘流程,揭示流程中重複或不必要的步驟,可以讓工作部署更加流程化,提高工作效率。